Connect with us

Why Company Need a Bookkeeper – Mengapa Perusahaan Perlu Bookkeeper

Published

on

why company need a bookkeeper ?Are you a business owner, or a new financial controller, or a new accounting manager or a new financial manager in stage to hire a bookkeeper? Do you know why you need a bookkeeper? What you can expect from a bookkeeper? Or, are you a bookkeeper itself that want to know what company’s expectation on you as a bookkeeper? why a company needs you? Hence, what tasks you supposed to do to meet company’s expectation?, if the answer is yes for either one of those questions, then yes, you are reading the right post of mine. I am talking about what company can expect from a bookkeeper.

Jika anda adalah pemilik usaha, atau berposisi sebagai atasan dari seorang bookkeeper (accounting manager atau financial controller langsung), atau mungkin anda seorang yang non-financial manager (General Manager, HRD Manager) yang diberikan kepercayaan untuk merekrut seorang bookkeeper. Setelah membaca artikel ini, saya berharap anda akan tahu:

Advertisement

  1. Why you need a bookkeeper
  2. What you can expect from a bookkeeper

 

Dengan mengetahui jawaban atas pertanyaan di atas, tentunya anda akan tahu:

  1. Bookkeeper yang seperti apa yang anda butuhkan
  2. Apakah candidate yang akan anda hire memiliki kemampuan dan integritas yang cukup untuk menduduki posisi bookkeeper.
  3. Bagimana melakukan assessment (review/penilaian) terhadap pekerjaan seorang bookkeeper, yang sewaktu-waktu dapat anda lakukan (i.e.:rencana kenaikan gaji atau promosi).

 

Sekaligus saya akan bagi satu tips khusus: How to protect company (your business) against underhanded activities of a bookkeper dan Best practices assessment tips (di akhir artikel nanti).

Jika anda adalah seorang bookkeeper, setelah membaca artikel ini, saya berharap, anda akan tahu:

  1. How your boss will assess you. Bagaimana boss (atasan) anda akan melakukan pemeriksaan atas hasil pekerjaan anda.
  2. What task and how it should be performed to achieve company’s expectation. Apa dan bagaimana seharusnya anda melakukan pekerjaan anda sebagai seorang bookkeeper agar dapat memenuhi harapan perusahaan.

 

Most entrepreneurs (business owner), khususnya pemilik usaha yang baru pertama kali menjalankan usaha, biasanya percaya bahwa mereka bisa melakukan pekerjaan-pekerjaan pembukuan pada khususnya dan pekerjaan administrative lain pada umumnya dengan tangannya sendiri. Sebagian dari mereka mempercayakannya pada accounting software yang memang bertaburan bak jamur di musim hujan dan tidak sedikit dari mereka memilih menggunakan jasa consultant (biasanya KAP) untuk mengurusnya.

Seiring dengan perkembangan perusahaan dimana aktifitas operasional mulai meningkat, biasanya business owner mulai kewalahan, sudah tidak sanggup lagi untuk memegangnya sendiri. Pembayaran utang piutang mulai tidak terkontrol, mulai dihantui oleh pikiran-pikiran bahwa mereka sering melakukan double payment, tidak sedikit juga vendor atau supplier yang mengeluh karena penanganan tagihan mereka sangat lambat. Pada titik inilah biasanya pemilik usaha mulai sadar akan kebutuhan pada pegawai yang bisa menangani semua pekerjaan administrative tersebut, pegawai yang diharapkan dapat membiarkan mereka berkonsentrasi pada business development (pengembangan usaha). Sehingga keputusan untuk meng-hire (merekrut) seorang bookkeeper akhirnya dilakukan juga.

Pun demikian, masih ada beberapa pekerjaan pembukuan dan administrative yang biasanya masih dipegang sendiri, yaitu aktifitas-aktifitas yang berhubungan langsung dengan kas (uang). Misalnya: keputusan pembelian, bernegosiasi dengan supplier, negosiasi dengan customers, keputusan penjualan, harga, discount, penulisan serta penandatanganan check. Bahkan semua control dan evaluation masih ditangani sendiri.

Mereka masih beranggapan bahwa semua aktifitas serta keputusan yang berkaitan dengan uang langsung harus dalam kendalinya, dan untuk bisa tetap mengendalikan itu semua, mereka merasa “mau tidak mau harus ditangani sendiri”. Takut jika keputusan beli dilakukan oleh pegawai (manager sekalipun) tidakakan tepat, takut jika keputusan jual, harga ataupun discount dilakukan secara sembarangan, sehingga akan merugikan pihaknya, khawatir jangan jangan nanti ada banyak sumber daya yang diselewengkan (terutama kas).

Tentu saja alasan tersebut bisa dimengerti, kita semua tahu betapa susahnya mencari uang, betapa sulitnya menghasilkan profit. Kita semua tahu, tidak sedikit kasus penyelewengan terjadi. Dengan kemampuan financial yang terbatas, tentu perusahaan (pemilik usaha) tidak akan berani mengambil langkah yang ber-resiko.

Tetapi jika dikaji lebih jauh lagi, tentu saja kekhawatiran yang berlebihan yang cenderung paranoia tidak akan menghasilkan sesuatu yang positive, bahkan cenderung negative.

 

What Company Can Expect From a Bookkeeper

Pertimbangkan hal berikut ini:

Seiring dengan perkembangan usaha, aktifitas bookkeeping akan semakin meningkat pula, aktifitas tersebut bahkan durasinya akan jauh lebih panjang dibandingkan dengan durasi aktifitas operasional itu sendiri.

Misalnya:

Jika perusahaan beroperasi dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore, maka transaksipun akan terjadi dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore juga. Karena memang hampir setiap aktifitas operasional akan disertai (read: diikuti) oleh kegiatan administrative dan bookkeeping. Means, jika kegiatan operasional berhenti pada pukul 5 sore, maka kegiatan administrative dan bookkeeping mungkin baru akan berakhir setelah pukul 5 sore.

Sekarang bayangkan, jika semua pekerjaan bookkeeping dan administrative pada umumnya dikerjakan oleh pemilik usaha itu sendiri, maka semua waktunya praktis akan habis tersita, sehingga tidak akan punya cukup waktu untuk memikirkan, menggali, merencanakan, mengatur, serta mengeksekusi strategi-strategi yang mendukung pertumbuhan serta pengembangan usaha.

 

Here are major task that a bookkeeper can off-load from the business owner’s hand:

  1. A daily Petty cash and Bank reconciliation
  2. A daily Accounts Receivable entry and its a weekly ageing analysis
  3. A daily Accounts Payable entry and its weekly ageing analysis
  4. A daily light General Ledgers Details review
  5. A daily cost and expense record keeping
  6. A daily Credit Card Reconciliation
  7. A monthly Payroll Services
  8. A Monthly Payroll and Check Registers
  9. A monthly Payroll Check Writing
  10. A monthly Payroll Tax Returns
  11. A monthly employee benefit calculation, record keeping and filing
  12. Financial Statements
  13. Customized Reports

 

what company can expect from a bookkeeperNote: Pada perusahaan menengah yang volume serta frekwensi aktifitasnya padat atau perusahaan besar yang telah establish, mungkin ada sebagian dari task diatas dikerjakan oleh custodian lain, mengingat load (volume dan frekwensi) transaksi yang tentunya jauh lebih banyak. Mungkin sub-bagian Account Payable atau Account Receivable telah ada, atau payroll services telah dikerjakan oleh custodian khusus juga.

Apakah hanya itu yang bisa diharapkan dari seorang bookkeeper?

Not yet, even if company takes an independent CPA’s services (or consultant engagement) to provide an official financial statement, a bookkeeper is still in much help. Consider what a bookkeeper can do with company’s engagement with independent CPA (or consultant):

  1. A right bookkeeper can save business owner’s (and company’s) money, by offloading any record keeping business owner have been doing themselves and by making things easier for company’s independent CPA.
  2. A good bookkeeper can help business owner to prepare year-end documents needed by the CPA, the bookkeeper can format these reports in a way that is convenient for the CPA and his/her own systems. Sure, a bookkeeper will lessen business owner’s headache every end of book period.
  3. With an open dialog between your CPA and bookkeeper, you can determine those tasks that have been the most time consuming part of your CPA’s work on your account.
  4. Moving forward, you can figure out the best ways to supply your CPA with the most complete information needed and in the most convenient format.
  5. In fact, a good bookkeeper will help you make sure that you don’t wind up paying your CPA firm to untangle or reconstruct potential accounting messes.

 

Finding a bookkeeper that is right for your business and determining those procedures which can be delegated to this new partner requires some thought, but that will be well paid-off if you get the right bookkeeper.

 

Dari penjelasan di atas, anda tahu mengapa seorang bookkeeper diperlukan di dalam perusahaan. Sekaligus anda tahu apa yang bisa anda harapkan dari seorang bookkeeper.

Dan….jika anda adalah seorang bookkeeper, sekarang anda tahu apa yang diharapkan oleh perusahaan dari pekerjaan anda, sehingga perusahaan merasa tidak sia-sia untuk merekrut anda. Jika ada diantara tugas diatas belum mampu anda kerjakan, mungkin anda perlu meningkatkan kemampuan anda, lebih rajin berlatih, jika perlu mengambil extra short course atau memperdalam study anda dengan mengambil night class.

Dari sisi pemilik usaha (business owner), mungkin anda sedang berpikir dan ingin bertanya kepada saya:

Okay, saya butuh seorang bookkeeper, lalu:

  1. Bagaimana saya bisa tahu bahwa seorang bookkeeper telah melakukan pekerjaanya dengan maksimal sekaligus benar?
  2. Bagaimana jika semua task memang dikerjakan tetapi tidak secara penuh (alias setengah-setengah saja), bagimana saya bisa mengetahuinya?,
  3. Bagaimana agar saya bisa benar-benar yakin dan bisa tenang menyerahkan urusan uang dan lain-lainnya kepada seorang bookkeeper?

 

Saya mengerti kekhawatiran itu, sangat beralasan sekaligus masuk akal.

Tentu saja, perusahaan (anda sebagai business onwer atau atasan) tidak bisa menyerahkan semua pekerjaan record keeping (pembukuan) begitu saja kepada seorang boookkeeper tanpa melakukan pengendalian, pengawasan serta evaluasi yang sifatnya prudent (=melekat?).

Now, let’s assume that you’ve engaged a bookkeeper. Sama halnya dengan perlakuan atas vendor (supplier) ataupun staff lainnya diperusahaan, perusahaan, management atau business owner itu sendiri sebaiknya memeriksa hasil pekerjaan bookkeeper anda, evaluasi dan nilailah kinerjanya secara periodic.

Ada kesalahan anggapan atau asumsi umum yang selama ini sering dianggap benar (tetapi menurut saya itu tidak tepat), bahwa assessment (pemeriksaan) terhadap kinerja pegawai hanya dilakukan pada saat:

  1. Perusahaan berencana melakukan promosi jabatan
  2. Jadwal kenaikan gaji
  3. Terjadi kesalahan fatal oleh pegawai
  4. Perusahaan akan melakukan perampingan (rencana PHK)

 

Saya pribadi tidak sependapat dengan anggapan itu. Saya yang kebetulan dipercaya sebagai atasan dari accounting and financial departement, sekaligus sebagai decision maker dan policy maker untuk hal-hal yang berkaitan dengan administrasi, keuangan dan accounting, sekaligus mengawasi aktifitas-aktifitas yang berpotensi cost, expense, value added serta profit, saya melakukan assessment kapanpun saya mau, kapanpun saya merasa ada gejala yang berpotensi menimbulkan cost / expense / value added / profit, bahkan light assessment (pemeriksaan ringan) saya lakukan setiap hari (ketika mereka meminta suatu approval, atau menyampaikan update status, jenis pekerjaan apapun itu).

So, you are asking me “Why?”

Setiap kali mereka meminta suatu approval, itu kesempatan saya mengetahui apakah mereka telah melakukan pekerjaan mereka seperti yang saya harapkan atau belum, sekaligus untuk mengetahui seperti apa seorang pegawai yang bersangkutan menginterpretasikan suatu role beserta procedurenya (alur process). Sampai saat ini, saya percaya itu adalah salah satu cara ampuh untuk melakukan light assessment. Setiap kemajuan skill, knowledge dan attitidue yang terjadi padanya (pegawai yang bersangkutan) menjadi bisa saya temukan. Demikian juga sebaliknya, saya menjadi tahu setiap kemerosotan kinerjapun bisa saya tangkap untuk kemudian saya arahkan, beri advise, jika perlu memasukkan pegawai bersangkutan ke dalam trainning center lagi. Bahkan pada kondisi tertentu (jika saya anggap perlu), saya bisa menerbitkan warning letter pada saat itu juga. Dan itu semua saya masukkan ke dalam suatu lembar khusus pegawai bawahan yang saya keep dalam satu master file. Sehingga saya memiliki track record, kesalahan-kesalahan, prestasi-prestasi historical maupun yang current tercatat dalam file saya.

What does that for?

Sangat berguna bagi saya, itu semua adalah light assessment review. Sehingga pada saat dibutuhkan, saya tidak perlu lagi melakukan assessment khusus, saya tinggl berikan score (diquantitative-kan) pada setiap record mereka, lalau saya off-set antara prestasi dan failure. Maka saya sudah tahu, tindakan lanjutan apa yang diperlukan untuknya.

Bagimana dengan kinerja manager dan pegawai?, tentu saja kinerja pegawai berpengaruh terhadap aspect di atas (cost, expense, value added dan profit). Tingkat keperluan melakukan pemeriksaan terhadap kinerja pegawai sama saja dengan pemeriksaan terhadap aktifitas aktifitas cost maupun revenue. Jika anda perlu melakukan pengawasan terhadap cost dan revenue secara rutin setiap hari, demikian halnya dengan staff’s performance assessment. Memang assessment seharusnya dilakukan terhadap semua aktifitas perusahaan secara periodic bahkan light assissment seharusnya dilakukan setiap hari.

Okay, back to the main topic (bookkeeper)…. the next question…

How to conduct assessment on a bookkeeper task and performance?

How to Assess a BookkeeperAssessment model yang bisa dilakukan terhadap tasks dan performace seorang bookkeeper akan tergantung pada tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya, yang biasanya tercantum didalam job description (jika perusahaan telah memiliki job description yang jelas untuk posisi bookkeeper, sebagai pembanding job description yang telah ada di perusahaan anda, saya sarankan untuk membandingkannya dengan full detail description posisi-posisi di bagian keuangan dan accounting yang saya post di menu utama “Career”).

Sedangkan job description untuk seorang bookkeeper akan tergantung juga pada setting yang dibuat oleh perusahaan terhadap posisi bookkeeper yang biasanya disesuaikan dengan keberadaan staff lain terkait) Misalnya: jika perusahaan tidak memiliki petugas khusus untuk menangani account payable (buku piutang) mungkin account payable ageing analysis merupakan salah satu main roles (pekerjaan utama) dari seorang bookkeeper, atau sebaliknya.

Untuk melakukan assessment, perlu anda ketahui bahwa, sebelum job description seorang bookkeeper ditentukan, adalah mutlak diperlukan untuk menentukan gaols dari seorang bookkeeper sehubungan dengan pekerjaannya. Nantinya goal-goal ini akan dijadikan alat untuk mengukur tingkat keberhasilan bookkeeper di dalam menjalankan fungsi dan tugasnya. Dengan kata lain, goal goal ini akan menjadi alat pengukur apakah suatu pekerjaan (roles) telah dilakukan dengan maksimal atau belum.

Berikut adalah contoh, untuk mempermudah anda memahami bagaimana sebuah goal untuk seorang bookkeeper di set:

  1. Bank reconciliations are to be completed within 3 days of receiving the bank statements;
  2. Financial statements are to be completed and provided to management within 7 days of month-end;
  3. Sales commissions are to be calculated and presented for review 3 days before payday.

 

Best practice tips: Penentuan Goal dan job descritption seorang bookkeeper (dan posisi lainnya), hendaknya disesuaikan dengan kemampuan perusahaan membayar. Jangan sampai perusahaan membebankan tugas dan tanggung jawab yang berlebih, hingga melewati kompensasi yang perusahaan mampu tanggung. Karena pada akhirnya hal itu bisa menjadi blunder bagi perusahaan itu sendiri. Jangan terjebak assumsi: berikan tugas dan tanggung jawab sebanyak-banyaknya dengan kompensasi serendah-rendahnya. Itu bukan hanya suatu bentuk exploitation, tetapi juga tidak akan memberi manfaat apa-apa bagi perusahaan, selain depression. Dan sangat mungkin depressi seorang pegawai akan menjalar, hingga membuat perusahaan kehilangan pegawai yang selama ini sesungguhnya berkinerja baik (productive).  

So, ketika melakukan assessment (penilaian/pemeriksaan) terhadap pekerjaan bookkeeper, anda bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan goal tersebut, yang diikuti dengan pemeriksaan bukti/realization (apakah jawaban yang diberikan sesuai dengan kenyataannya).

Berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang bisa anda ajukan kepada bookkeeper anda pada saat melakukan assessment, untuk mengukur efektifitas kinerja seorang bookkeeper:

  1. Are my financial statements consistently prepared and presented in a timely and professional manner?
  2.  Are my financial statements ever more than two periods behind with no justification?
  3. Is the bookkeeper’s workspace organized such that others can quickly determine the status of any work in progress?
  4. Are all bank reconciliations in written form and prepared for each and every bank statement and for each account?
  5. Do the bank reconciliations show a balance that differs from those on the financial statements or general ledger?
  6. Do the accounts receivable or payable aging reports or listings show an amount that differs from those on your financial statements?
  7. Does the bookkeeper appear secretive or does he/she try to keep others from knowing what they do or how they do it?
  8. Does the bookkeeper continually cart files and company records home (is this a no-no)?
  9. Do computerized accounting reports consistently contain hand written corrections and notations?
  10. Do customers frequently complain about payments not properly posted to their accounts?
  11. Do vendors complain of late payments that result in the business paying interest and penalty fees?

 

Bookkeeper Assessment tips :

Atas pertanyaan-pertanyaan yang anda ajukan kepada seorang bookkeeper pada saat assessment (review/pemeriksaan) berlangsung, waspadailah jawaban-jawaban darinya yang bersifat “defensive (bertahan)”, tentu anda bisa melihat dan merasakan jenis-jenis jawaban yang sifatnya bertahan, terkadang sangat obvious ketika jawabannya diikuti oleh dalih (menunjuk pihak lain), bahkan tidak sedikit dari mereka mungkin mencoba mengalihkan topic. Biasanya jawaban-jawaban seperti itu, pertanda dia mencoba menyembunyikan atau berusaha menutupi suatu kesalahan, failures atau bahkan tindakan tidak terpuji yang telah dilakukannya.

 

So, what should  we do on a bookkeeper’s failure/mistake signs?

Apa yang harus anda lakukan jika menemukan yang semacam itu? tentu saja anda dig (gali) lebih jauh lagi, lakukan follow-up, hingga berujung pada kesimpulan. Usahakanlah untuk tidak langsung menjudge (mem-vonis). Akan lebih smart sekaligus lebih wise, jika anda tidak serta merta menjudge atau bahkan memberikan punishment, justru anda perlu mengarahkannnya, dan memberikan suatu solusi yang baik, jika perlu tawarkan short trainning langsung dari anda, atur jadwal untuk itu setiap hari. Meskipun dari sisi anda sebagai atasan itu sesungguhnya adalah bentuk lain (menghaluskan) “wajib lapor”, tetapi di mata dia (bookkeeper yang anda periksa pekerjaannya) anda adalah orang pimpinan yang realsitic sekaligus wise dan sungguh baik hati bersedia meluangkan waktu untuk memberikan dia bimbingan dan trainning dari tangan anda langsung. Bukankah itu lebih baik?

Isn’t that too soft? isn’t that too risky for letting him/her go without any drastic punishment?

No, don’t worry, dengan assessment yang anda lakukan saja, jauh di dalam lubuk hatinya dia telah menangkap pesan yang anda sampaikan (secara tidak langsung), bahwa perusahaan melakukan pengawasan yang ketat, perusahaan mengawasi sekaligus menangkap setiap sinyal tidak beres yang muncul. Itu sudah teraphy yang cukup, hingga anda menemukan bukti bawha terjadi suatu pelanggaran atau penyelewengan.

Okay, next……

Menjawab keraguan anda mengenai “bagimana caranya agar perusahaan (pemilik usaha) bisa tenang menyerahkan tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan uang (cash/kas) kepada seorang bookkeeper tanpa takut dikorupsi, dimanipulasi atau diselewengkan dengan modus lainnya……

 

How to Help Protect Company Against potentially underhanded activities from a bookkeeper

These tips also subject to others with similar access to your records:

  1. Only grant signature authority on business checks to officers of the company;
  2. Limit access to on-line banking and accounting system passwords, and change these passwords frequently;
  3. Avoid frequent telephone or on-line transfers between your bank accounts or credit lines;
  4. Require that financial records remain on office premises at all times;
  5. Look for, and be wary of any behavior on the part of the bookkeeper that suggest a defensiveness when responding to questions from you or your CPA;
  6. Limit access to your credit card information;
  7. Notice if unexpected mail-order packages are received at work;
  8. Review the appearance of your accounting records looking for disorganization or other errors.
  9. Question any and all late payment notices or tax delinquency notices.

 

As a conclusion, your bookkeeper will become a vital member of your business team. Having current and accurate financial records will help boost and sustain your confidence and knowledge about your business performance. Information is power, and having a good bookkeeper maintaining your books gives you the power to keep your business on the right track. But, then a prudent assessment is required to make sure that everything is on the form of what company (business owner)’s wish. Jika ada pertanyaan, pendapat, opini, saran, pengalaman atau apa saja berkaitan dengan keberadaan bookkeeper yang ingin anda share, silahkan disampaikan dengan menulis komentar diruang yang disediakan dibawah ini.

Click to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *




Are you looking for easy accounting tutorial? Established since 2007, centre-potential.ru hosts more than 1300 articles (still growing), and has helped millions accounting student, teacher, junior accountants and small business owners, worldwide.

Trending


Related pages


sample cpa exam questions and answerspercentage of completion journal entriesmoh manufacturing overheadjournal entry for tax refundoverstated accounts receivablelearn ifrshow do you compute cost of goods soldperpetual inventory journal entriesroi in accountingcpa exam answerswhat is an accounting entitythe financial accounting cycle ends withadjusting entry for depreciationwhat are prepayments in accountingcost driver accountingcapital lease criteria gaapannual depreciation formulafavourable varianceppe in accountingsample letter to irs to waive penaltydefine degree of operating leveragedisadvantages of horizontal analysisresidual amount on leasesas 99 inquiriesending inventory formula accountingwhat is pp&ecapital budget worksheetonerous leasesjournal entry for prepaid insurancesecured promissory note formdouble entry for corporation taxauditors engagement letternetting capital gains and losseshow to minimize foreign exchange riskcapital expense definitionhow to analyze an income statement and balance sheetbad debt allowance methodstandard cost variance analysisuseful life of vehicles for depreciationintraperiod tax allocationadvantages of process costingexpense accrual entrydepreciating asset calculatorroyalty revenue accountingsales accrual journal entry4 closing entries accountingthe disadvantages of outsourcingsteps of accounting cycle in ordertotal asset turnover ratio definitiontreasury function in a bankwhat is the expense recognition principle in accountingadvantages and disadvantages of income statementweighted average process costing methodsage peachtree quantum 2010overhead costinggaap capital leaseonerous contract accounting treatmentexplain capital budgeting processaccounting for dividends received from subsidiarypersonal statement of assets and liabilities templatebillings on construction in processauditor competenceirs late filing penalty waiverfinancial ledger definitionletter requesting payment of invoicesalary expense journal entrydollar sales volume formulabank treasury job descriptionreclass journal entries examplecalculating predetermined overhead ratemanagement representation letter format for tax auditexamples of a promissory notehow to work out flexed budgetjournal entry depreciationcpa exam release date