Purchase Order (PO) PreparationPURCHASE ORDER is a simply look commercial documents issued by a-company or an organization or a person “as a buyer” to “purchase” goods or services from seller or provider (supplier/vendor/service provider). It basically indicates: Item code (if available), item description, quantities and agreed prices for products or services the seller will provide to the buyer with a certain payment term. Well, that is a short definition of the “PO (Purchase Order)” jargon in business world, in case if any of you has not known yet what purchase order is. Mungkin sebagian besar dari anda sudah tahu persis: apa itu purchase order?, apakah setiap pembelian barang diperlukan penerbitan purchase order? Bilamana purchase order diterbitkan? Secara lengkap, apa saja seharusnya yang disebutkan di dalam sebuah purchase order? Apa pengaruh purchase order bagi rekening/perkiraan (account) dari laporan keuangan? Kita akan bahas jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut sesaat lagi. Dan di akhir artikel, saya akan bagi anda “PURCHASE ORDER SOFTWARE – GRATIS”.

Advertisement

Saran/Anjuran: Sebelum anda kebagian ”Purchase Order Software Gratis” mungkin ada baiknya anda baca dahulu artikel ini, siapa tahu ada gunanya. Seperti kata orang bijak:

Kita tidak akan pernah disebut bodoh ketika kita masih menyadari diri kita bodoh, sebaliknya, kita akan menjadi orang yang benar-benar bodoh ”persis” di titik pada saat kita merasa diri kita bukan orang bodoh (catatan: saya menulis artikel bukan karena saya merasa bukan orang bodoh, tetapi justru karena saya merasa diri saya masih bodoh 🙂 bagi saya menulis adalah bagian dari pembelajaran).

Tanpa bermaksud meng-under-estimate, sangat mungkin diantara anda ada yang belum tahu persis apa itu purchase order. Walaupun sudah sering menyiapkan purchase order, tetapi mungkin belum bisa menjawab semua pertanyaan-pertanyaan di preamble tadi, jika ada salah satu pertanyaan tadi tidak bisa anda jawab, artinya anda belum benar-benar memahamiwhat purchase order really is (apa itu sesungguhnya purchase order)”. Tentu saja itu bukan salah anda, bukan juga berarti anda bodoh, karena memang begitu banyak informasi dan istilah yang keluar masuk di pikiran kita, dan adalah tidak mungkin bagi kita untuk bisa memehaminya di waktu yang bersamaan.

Sebagian kecilnya lagi, mungkin ada yang bahkan belum pernah mendengar atau melihat bentuk dari sebuah purchase order. Itu juga bukan salah anda, karena ”Purchase Order” bukan bahasa resmi dalam dunia pendidikan kita. Bahkan sudah menjadi standar resmi dalam penulisan ilmiah kita, agar diusahakan tidak memakai bahasa asing. Now let’s talk about this in more detail…. 

Untuk itulah kita masih perlu untuk terus belajar di setiap kesempatan yang ada. Jika anda setuju, silahkan terus dibaca. Tetapi jika anda sudah bisa menjawab semua pertanyaan tadi, mungkin anda bisa jumping ke sub-header berikutnya.

 

Buy, Order, Purchase

Don’t mixed them all. Ketiga kata di atas seringkali menumbulkan pemahaman yang ambiguous, bahkan cenderung tercampur-aduk. Mungkin ada baiknya kalau kita urai satu per satu.

To Buy = membeli. Jika barang/jasa diperoleh langsung pada saat kesepakatan transaksi tercapai, dalam dunia dagang itu disebut membeli (to buy), tetapi jika barang baru akan diperoleh di kemudian hari (bulan) nya, dalam dunia dagang itu disebut memesan (to order).

How about puchase?

Purchase” adalah istilah dalam dunia accounting atau administrasi pada umumnya, yang artinyamembeli dalam artian luas” (mungkin barang diperoleh langsung pada saat transaksi karena memang ada available stock, atau baru dikemudian harinya karena barang/jasa masih harus dibuat/disediakan terlebih dahulu) kepada supplier/vendor. So, a purchase could meant “to buy “ or “to order”, (bisa membeli bisa memesan).

Purchase Order Illustration

Purchase Order

Now, let’s define what a purchase order really is

Seperti telah saya sebutkan di atas, purchase order adalah sebuah dokumen komersial yang diterbitkan oleh perusahaan (badan) atau seseorang yang bertindak selaku “buyer (pembeli)” untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dari supplier atau vendor.

 

Why a Purchase Order is Required?

Dalam banyak alasan, purchase order membantu baik pihak buyer maupun seller:

  1. On Buyer side (Penerbit PO): dengan “Purchase order, perusahaan selaku buyer dapat mengkomunikasikan dengan jelas mengenai maksudnya untuk memesan barang, mulai dari jenis barang/jasa, specifikasinya (colour, size/measurement), unit price, delivery time (waktu penyerahan), hingga payment term (termin pembayaran), sehingga dapat diharapkan barang yang akan diterima sesuai dengan yang dipesan. Sekaligus akan melindungi hak-haknya selaku buyer. Dilihat dari segi administrative-nya purchase order juga dapat dijadikan sebagai tools (piranti) untuk melacak pengeluaran (cost/expense) perusahaan, melacak deposit, dan saldo utang yang akan jatuh tempo.
  2. On seller side: dengan “Purchase Order” seller akan mendapat keyakinan mengenai barang yang dipesan, dan sekaligus akan melindungi hak-haknya selaku seller. Dan dari segi administrativenya perusahaan yang bertindak selaku penjual dapat melacak penjualannya dengan lebih mudah, termasuk deposit yang telah diterima, dan piutang yang akan jatuh tempo untuk ditagih.

 

When a Purchase Order issuance required?

In Trade Law (hukum dagang), jika perusahaan telah mengirimkan purchase order yang telah di otorisasi oleh petugas perusahaan yang berwenang, dan pihak penjual telah menyetujuinya dengan menandatangani purchase order yang diterimanya, secara langsung kedua belah pihak telah sepakat untuk melakukan transaksi sesuai dengan isi purchase order itu sendiri. Sebuah purchase order bisa menjadi alat bukti di dalam sengketa perdagangan ketika salah satu pihak mangkir didalam melaksanakan kewajibannya maupun meminta haknya.

Jadi, dilihat dari perspective dagang, Purchase Order harus diterbitkan kapan saja perusahaan merasa perlu melakukan pembelian yang berpotensi menimbulkan resiko dagang. Biasanya potensi resiko dilihat dari nilai pesanan. Seller juga biasanya akan meminta purchase order untuk jumlah nilai tertentu yang dianggap significant.

 

How is it from the accounting perspective?

Okay, dilihat dari perspective accounting, sudah seharusnya setiap pembelian (purchase) semestinya didahului oleh penerbitan purchase order. Hal ini akan sangat membantu perusahaan untuk melakukan tracking (penelusuran dan pelacakan) terhadap cost dan expense perusahaan, termasuk deposit yang telah dikeluarkan, dan saldo utang yang akan jatuh tempo.

Pada kenyataannya, perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual tidak selalu menerbitkan purchase order untuk setiap pemblian yang dilakukannya.

 

What is inside of a Purchase Order?

Basically, sebuah purchase order biasanya mengandung:

  1. Date of puchase order (i.e.: June 8’2008)
  2. Purchase Order Number (i.e.: PO#005)
  3. Vendor Name (nama supplier)
  4. Item code barang/jasa yang dipesan (i.e.: Item Code 002)
  5. Description barang/jasa yang dipesan (i.e.: Long pant denim with metal zip)
  6. Specification barang/jasa yang dipesan (i.e.: Navy Blue Col, size M)
  7. Quantities barang/jasa yang dipesan (i.e.: 1000 pcs)
  8. Unit Price barang/jasa yang dipesan (i.e.: USD 10.00)
  9. Total Amount pesanan (i.e.: USD 10,000.00)
  10. Delivery Date (i.e.: August 20’ 2008)
  11. Term of Payment (i.e.: Credit 30 days)

 

What is the difference a Purchase Order and a Purchase Contract?

Accounting perspective, keduanya diperlakukan sama. Akan tetapi dilihat dari trade law, sebuah purchase contract adalah purchase order yang ditambahkan dengan clausal perdagangan yang lengkap, natara lain, indemnitnity, termination (pembatalan), jurisdiction (pemilihan daerah hokum wilayah dalam hal terjadi sengketa).

 

How to prepare a purchase order?

Untuk perusahaan yang masih menggunakan pencatatan manual, perusahaan dapat mencetak blanko purchase order (bisa juga dalam bentuk buku), lalu blanko purchase order di isi secara manual dengan dutulis tangan, kemudian di isi sesuai dengan yang saya sebutkan sebelumnya, kemudian di isi cap perusahaan dan ditanda tangan oleh director atau orang yang diberi kepercayaan.

How if a puchase order isn’t completely filled? Is the purchase order still valid?

Valid atau tidaknya suatu purchase order bukan dilihat dari lengkap atau tidaknya pengisian. Yang menentukan itu valid atau tidak adalah:

  1. Official Company Header: Jika PO tidak menggunakan kop perusahaan di ujung atas purchase order, maka purchase order tersebut dianggap tidak valid (setidaknya oleh Ditjend Pajak.).
  2. Company Chop: Jika PO tidak dilengkapi dengan stempel perusahaan, maka purchase order dianggap tidak syah.
  3. Authorized Signature: Tanpa tanda tangan dari pimpinan perusahaan atau yang diberi wewenang, maka PO dianggap tidak syah.

Purchase Order ClosingCatatan: untuk perusahaan yang menggunakan e-mail submission (pengiriman PO lewat email), biasanya validitas PO dilihat dari auto signature yang telah di set-up pada email perusahaan. Biasanya masing-masing staff (user) di buatkan email account yang dilengkapi dengan auto signature sesuai dengan level otoritasnya. So, jika PO telah dikirim dari email yang memang memiliki otoritas untuk menerbitkan PO, maka PO dianggap valid, jika tidak maka PO akan dianggap invalid.

Mengenai ke-tidak lengkap-an pengisian PO, sama sekali tidak membuat PO menjadi tidak syah. Jika somehow anda atau pimpinan perusahaan anda menandatangani dan menerbitkan PO yang tidak terisi dengan lengkap, maka itu dianggap sebagai resiko dari si penandatangan atau si penerbit PO.

For instant:

  1. Tidak berisi item code (kode barang), artinya perusahaan selaku buyer (pembeli) memberikan kebebasan pada pihak seller untuk memberikan kode apapun pada barang yang akan diserahkan.
  2. Tidak berisi item description (keterangan barang), artinya pihak penerbit PO siap menerima jenis barang apapun asalkan kondisi lain terpenuhi
  3. Tidak berisi specification, artinya perusahaan penerbit PO tidak mempermasalahkan specifikasi barang, sepanjang item code, description dan kondisi lainnya terpenuhi.
  4. Tidak berisi unit price, artinya penerbit PO tidak akan mempermasalahkan berapapun harga barang yang akan diserahkan, sepanjang ketentuan lain yang disebutkan di PO terpenuhi.
  5. …….dan seterusnya.

Dari pihak seller (vendor/supplier/penjual), jika menerima PO yang tidak lengkap, maka sebaiknya di re-confirm (konfirmasi kembali) terlebih dahulu kepada pihak pemesan, akan tetapi legalnya boleh tanpa meminta konfirmasi kembali sepanjang memakai kop perusahaan, ada stempel perusahaan dan tanda tangan pimpinan perusahaan (atau dikirimm dari email address yang auto-signature-nya valid).

Purchase Order Article

Purchase Order Module and Accounting Software

Untuk perusahaan yang sudah menggunakan accounting software biasanya module purchase order telah terintegrasi dengan software accounting secara keseluruhan. Sebagian lagi mungkin masih menggunakan modul purchase order secara terpisah. Mungkin detail proses input PO akan tergantung dari purchase order modul yang dipakai oleh perusahaan. Akan tetapi basically, proses input PO adalah sebagai berikut:

 

Vendor Set-up Or Vendor Registration

Baik module PO yang telah terintegrasi atau terpisah,sebelum input PO dilakukan, biasanya didahului dengan “Vendor Set-up” atau “Vendor Registration” yang ada menu vendor set-up, atau vendor maintenance, atau vendor registration, Pada saat setting atau registration biasanya: Vendor number auto generated by the system (dibuat secara automatis oleh system), sedangkan vendor name, contact address, product lines dan notes harus diinput oleh user.

Catatan: Sering kali user mengabaikan field notes”, padahal mengisi field notes bisa membuat vendor registration lebih optimal, yaitu dengan memasukkan catatan khusus untuk tiap vendor, sesuai dengan output laporan yang diharapkan.

Untuk vendor yang telah ter-registrasi tentu tidak perlu di registrasi lagi. Vendor registration/vendor set-up dilakukan setiap kali ada new vendor. Sedangkan vendor update perlu dilakukan apabila data vendor perlu diubah (i.e.: pindah alamat, ganti product line, etc).

Jika vendor set-up telah selesai dilakukan, maka proses input PO sudah bisa dimulai. In general, baik module PO yang telah terintegrasi atau terpisah, Purchase Order di input dari modul PO, dengan langkah-langkah sebagai berikut (mungkin beda software/module, beda langkah):

[1]. Date and PO Number: biasanya auto generated by the system (dibuat secara automatis oleh system).

[2]. Item Number: di-input di field yang telah disediakan

Notes: Pada accounting software yang tergolong bagus (i.e.: MAS90 atau MAS200) Accounting Software telah dilengkapi oleh Item Master File (IM) yang telah di set-up pada saat sales order di input oleh bagian sales (marketing) saat menerima pesanan dari customers, sehingga saat melakukan input PO, item code telah tersedia, user tinggal select dari drop down list atau panel yang keluar secara automatis saat pointer menunjuk filed item number.

[3]. Item description: di input (catatan: sama seperti di atas)

[4]. Specification: di input (catatan: sama seperti di atas)

[5]. Quantity: di input

Purchase Order ContractCatatan: untuk lean company, biasanya quantity juga bisa auto generated dari sales order input yang dibuat oleh sales/marketing dept (tanpa perlu menambahkan spare quantity) karena memang lean system tidak mengijinkan adanya spare quantity, sedangkan untuk perusahaan yang masih menggunakan system conventional, biasanya quanitity bisa diambil dari sales order entry ditambah dengan spare quantity atau diinput sepenuhnya (main qty+spare).

Unit price: di input (sesuai kesepakatan dengan vendor)

Amount: tentunya system akan melakukan perhitungan secara automatis

Delivery time: di input (sesuai kesepakatan dengan vendor)

Term of Payment: di input (sesuai kesepakatan dengan vendor)

 

Purchase Order Submission (Pengiriman PO)

Untuk perusahaan yang tidak memakai media komunikasi email atau vendor tidak menggunakan e-mail, mungkin PO harus di print-out sebanyak 3 lembar (1 original, dan 2 copy) lalu dikirimkan kepada vendor (supplier/seller) melalui courier atau post sebanyak 2 lembar (1 original page + 1 copy), sedangkan satu copy disimpan sebagai arsip. Sedangkan bagi perusahaan yang telah menggunakan email PO bisa dikirimkan melalui email.

Untuk perusahaan yang telah menggunakan accounting software atau module PO terpisah, mungkin perusahaan bisa export file dari modul purchase order ke type file yang bisa di attach (dilampirkan) di e-mail, lalu PO di kirimkan melalui email.

Catatan: Accounting Software/ Module PO yang bagus biasanya bisa melakukan pengiriman purchase order ke vendor langsung dari modul PO atau accounting software yang dipakai, sepanjang e-mail address vendor telah di input pada saat melakukan vendor set-up atau vendor registration, tanpa perlu export file terlebih dahulu.

 

Purchase Order Confirmation

PO yang telah dikirimkan perlu mendapat confirmasi dari vendor atau supplier atau seller.

Jika PO dikirimkan melalui courier, maka vendor atau supplier/seller harus membubuhkan: cap confirmed (atau ditulis) + stempel perusahaan dan tanda tangan pimpinan atau yang diberikan wewenang pada copy PO yang diterima bersamaan dengan original PO, lalu dikirimkan kembali kepada penerbit (buyer/pemesan barang), sedangkan lembar aslinya disimpan oleh vendor.

 

Purchase Order, Deposit, Cash and Account Payable

Purchase Order berpengaruh pada keempat rekening (account) di atas, tergantung pada kondisi “Term Of Payment (termin pembayaran)” yang menyertai purchase order yang diterbitkan:

Jika Term Of Payment” menyebutkan adanya “Deposit” (i.e.: Term Of Payment, 30% deposit), maka purchase order akan membuat account “Deposit” atau “prepaid” atau “Cash advance” bertambah sebesar jumlah deposit yang disebutkan pada saat pembayaran deposit dilakukan di satu sisi, dan mengurangi saldo cash sejumlah yang sama. Pada saat pembayaran deposit dilakukan, jurnal entry yang dibuat hendaknya menunjuk Purchase Order Number”. Hal ini akan membantu perusahaan (Accounting and Finance Dept) untuk menelusuri: “apakah deposit atas PO No____ telah dibayar?”, atau “Untuk apakah check no______diterbitkan?

Jika Term Of Payment” menyebutkan “Cash on Delivery”, maka purchase order akan mengurangi jumlah cash sebesar nilai purchase order yang diserahkan (bisa jadi lebih kecil atau lebih besar dari nilai purchase order saat diterbitkan), sekaligus akan mendebit cost atau expense account. Pada saat pembayaran dilakukan, jurnal entry cash dan expense harus menunjuk po number juga, untuk tujuan penelusuran dikemudian hari.

Jika Term Of Payment” menyebutkan “Credit 30 days”, maka purchase order akan menaikkan saldo “account payable” pada saat penyerahan barang/jasa dilakukan sebesar nilai penyerahan, sekaligus akan mendebit cost/expense account di sisi lainnya sejumlah yang sama. Pada saat penjurnalan atas account payable dan cost/expense, nomor Po disebutkan, juga untuk maksud penelusuran nantinya.

Mohon maaf, posting terpaksa saya break, Purchase Order Software Gratis saya sudah posting di halaman sebelumnya. I hope this post is useful for you, and from now on, purchase order can be easily understood, posted, and organized. Akhirnya, posting panjang kali lebar yang menghasilkan luas ini saya akhiri, mudah-mudahan bisa memberi manfaat. Seperti biasa, segala kritik, saran, koreksi, pendapat, pengalaman dari anda, silahkan share di sini dengan menulis komentar di ruangan di bawah ini. Have a good time!